(le français suit)
-shared via email from Elana Pal, contact information below
Dear CAPC and CPNP Recipients,
The Public Health Agency of Canada (PHAC) has received questions from recipients regarding the eligibility of community needs assessment activities within their current funding allocations for the Community Action Program for Children (CAPC) and the Canada Prenatal Nutrition Program (CPNP).
Some recipients are considering hiring an external contractor to conduct their community needs assessment. Other recipients are asking whether they can give out gift cards to community members who participate in assessment activities such as focus groups, etc. We would like to provide clarity on these queries.
Hiring an external contractor with current CAPC/CPNP funding to conduct a community needs assessment is an eligible expenditure under the "Performance Measurement and Evaluation" budget category. Please note that hiring an external contractor is not an expectation or mandatory requirement. It is an option available for organizations who choose to do so. If an organization wishes to hire an external contractor, they would need to update their budget (Performance Measurement and Evaluation cost category) and workplan to outline the cost and planned timing for completion of the community needs assessment. In addition, recipients will need to document in writing, how the reallocation of funding to cover the costs of an external contractor will impact other planned project activities that were previously approved as part of the budget and workplan.
Gift cards and other monetary and non-monetary compensation for participants in community needs assessment activities (e.g., focus groups, etc.) are not an eligible expenditure under CAPC/CPNP as they would be considered direct consultation or engagement with community. However, these costs could be included as part of the contract with an external contractor, hired to undertake the community needs assessment. In this instance, it would be up to the contractor to determine the appropriate compensation and include it as part of the contract.
For more information, please refer to the current “Eligible and Ineligible Expenditures Guide for CAPC/CPNP“ or reach out to your PHAC regional contact if you have further questions.
Sincerely,
Elana Pal
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Chers bénéficiaires du PACE et du PCNP,
L'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) a reçu des questions de la part de bénéficiaires concernant l'admissibilité des activités d'évaluation des besoins communautaires dans le cadre de leurs allocations de fonds actuelles pour le Programme d'action communautaire pour les enfants (PACE) et le Programme canadien de nutrition prénatale (PCNP).
Certains bénéficiaires envisagent de faire appel à un entrepreneur externe pour réaliser leur évaluation des besoins communautaires. D'autres se demandent s'ils peuvent distribuer des cartes-cadeaux aux membres de la communauté qui participent à des activités d'évaluation telles que des groupes de discussion, etc. Nous souhaitons apporter des éclaircissements sur ces questions.
L'embauche d'un entrepreneur externe bénéficiant d'un financement actuel du PACE/PCNP pour effectuer une évaluation des besoins de la communauté est une dépense admissible dans la catégorie budgétaire « Mesure du rendement et évaluation ». Veuillez noter que l'embauche d'un entrepreneur externe n'est pas une attente ou une exigence obligatoire. Il s'agit d'une option offerte aux organisations qui le souhaitent. Si une organisation souhaite engager un contractant externe, elle devra mettre à jour son budget (catégorie de coûts « Mesure du rendement et évaluation ») et son plan de travail afin de préciser le coût et le calendrier prévu pour la réalisation de l'évaluation des besoins de la communauté. En outre, les bénéficiaires devront documenter par écrit la manière dont la réaffectation des fonds pour couvrir les coûts d'un entrepreneur externe aura une incidence sur d'autres activités de projet planifiées qui ont été précédemment approuvées dans le cadre du budget et du plan de travail.
Les cartes-cadeaux et autres compensations monétaires et non monétaires pour les participants aux activités d'évaluation des besoins de la communauté (par exemple, les groupes de discussion, etc.) ne constituent pas une dépense éligible au titre du PACE/PCNP, car elles seraient considérées comme une consultation directe ou un engagement auprès de la communauté. Toutefois, ces coûts pourraient être inclus dans le contrat avec un contractant externe, engagé pour entreprendre l'évaluation des besoins de la communauté. Dans ce cas, il appartiendrait au contractant de déterminer la compensation appropriée et de l'inclure dans le contrat.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter la version actuelle du « Guide des dépenses admissibles et non admissibles pour le PACE/PCNP » ou contacter votre contact régional de l'ASPC si vous avez d'autres questions.
Cordialement,
Elana Pal
Elana Pal, MPP, BCom
Senior Manager, Public Health Programs Unit
Public Health Agency of Canada | Government of Canada
elana.pal@phac-aspc.gc.ca | BB: 647-225-4349 or 647-500-0630
Toronto, ON
Gestionnaire pincipale, Unité des programmes de santé publique
Agence de la santé publique du Canada | Gouvernement du Canada
elana.pal@phac-aspc.gc.ca | BB: 647-225-4349 ou 647-500-0630
Toronto, ON